คู่มือธุรกิจฉบับเจ้าของกิจการ: เอกสารบัญชี-ภาษีที่บริษัทต้องทำ ต้องออก ต้องเก็บ ครบทุกรายการ

ปัญหาภาษีของธุรกิจส่วนใหญ่ ไม่ได้เริ่มจากการคำนวณผิด แต่เริ่มจากเอกสารไม่ครบ — ซื้อของแล้วไม่เก็บใบกำกับ ขายแล้วออกเอกสารไม่ถูก จ่ายค่าบริการแล้วลืมหัก ณ ที่จ่าย พอถึงเวลาปิดงบหรือสรรพากรขอตรวจ ถึงรู้ว่าย้อนกลับไปแก้ไม่ได้แล้ว คู่มือนี้สรุปให้เห็นภาพรวมว่าธุรกิจต้องจัดการเอกสารอะไรบ้าง ฝั่งขาย ฝั่งซื้อ ฝั่งพนักงาน พร้อมเช็คลิสต์ที่ต้องทำวนทุกเดือน

ฝั่ง "ขาย" — เอกสารที่ต้องออกให้ลูกค้า

ใบกำกับภาษีเต็มรูป ต้องมีอะไรบ้าง

ใบกำกับภาษีที่ใช้เคลมภาษีซื้อได้ ต้องมีครบทุกข้อ: คำว่า "ใบกำกับภาษี" ชัดเจน · ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของผู้ขาย · ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ · เลขที่ใบกำกับ · รายการสินค้า/บริการ · มูลค่าสินค้าและจำนวน VAT ที่แยกออกจากกันชัดเจน · วัน เดือน ปี ที่ออก — ขาดข้อใดข้อหนึ่ง ภาษีซื้อใบนั้นเคลมไม่ได้

ฝั่ง "ซื้อ/จ่าย" — เอกสารที่ต้องขอและต้องออก

• ใบกำกับภาษีซื้อ (เต็มรูป) — ซื้อของทุกครั้งขอในนามบริษัท พร้อมเลขผู้เสียภาษีของบริษัทคุณ ถ้าได้แค่ใบกำกับอย่างย่อหรือบิลเงินสด จะเคลม VAT ไม่ได้ และบางกรณีลงเป็นค่าใช้จ่ายก็ลำบาก
• ใบเสร็จ/หลักฐานการจ่ายเงิน — จ่ายอะไรต้องมีหลักฐานทุกรายการ โอนผ่านบัญชีบริษัทดีที่สุดเพราะตรวจสอบย้อนได้
• หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) — เมื่อบริษัทจ่ายค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ฯลฯ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองให้ผู้รับเงิน แล้วนำส่งสรรพากรด้วย ภ.ง.ด.3 (จ่ายให้บุคคลธรรมดา) หรือ ภ.ง.ด.53 (จ่ายให้นิติบุคคล)

อัตราหัก ณ ที่จ่ายที่เจอบ่อย

* หลักทั่วไป: การจ่ายให้ผู้รับรายเดียวกันตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไปต้องหัก ณ ที่จ่าย · อัตราจริงขึ้นกับประเภทเงินได้และสถานะผู้รับ กรณีไม่แน่ใจควรถามนักบัญชีก่อนจ่าย

ฝั่ง "พนักงาน" — เอกสารเงินเดือนที่ต้องมี

• ทะเบียนลูกจ้าง + สัญญาจ้าง — มีลูกจ้างคนแรกต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคมภายใน 30 วัน
• สลิปเงินเดือน — หลักฐานการจ่ายค่าจ้าง ใช้ทั้งฝั่งบัญชีบริษัทและฝั่งพนักงานยื่นกู้/ยื่นภาษี
• ภ.ง.ด.1 รายเดือน + ภ.ง.ด.1ก สรุปทั้งปี — นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนทุกเดือน และสรุปรวมปีละครั้ง
• หนังสือรับรองเงินเดือน (50 ทวิ) — ออกให้พนักงานทุกคนต้นปีถัดไป เพื่อใช้ยื่นภาษีส่วนตัว
• สปส.1-10 รายเดือน — นำส่งเงินสมทบประกันสังคม

เช็คลิสต์รายเดือน — วนทำทุกเดือนให้เป็นนิสัย

เอกสารต้องเก็บกี่ปี?

กฎหมายบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี และบางกรณีหน่วยงานอาจสั่งขยายได้ถึง 7 ปี — แนะนำให้สแกนเก็บไฟล์ควบคู่กับตัวจริงเสมอ เพราะกระดาษความร้อน (สลิป/บิลย่อ) จางหายภายในไม่กี่ปี

ข้อผิดพลาดยอดฮิตของเจ้าของกิจการ

• ใช้เงินบริษัทปนกับเงินส่วนตัว — ทำให้บัญชีเพี้ยนทั้งระบบ และกลายเป็นเงินกู้ยืมกรรมการที่มีภาระภาษีตามมา
• ซื้อของไม่ขอใบกำกับในนามบริษัท — เสีย VAT ที่ควรเคลมได้ และค่าใช้จ่ายลงบัญชีไม่ได้
• ออกใบกำกับภาษีไม่ครบองค์ประกอบ — สร้างปัญหาให้ลูกค้า และเสี่ยงเบี้ยปรับ
• ลืมหัก ณ ที่จ่าย — บริษัทต้องออกเงินส่วนนั้นเองพร้อมเงินเพิ่ม
• เก็บเอกสารกองรวมไม่แยกประเภท — ค่าทำบัญชีแพงขึ้นเพราะนักบัญชีใช้เวลาคัดนานขึ้น และเสี่ยงเอกสารหาย
• รอสิ้นปีค่อยจัดการทีเดียว — พบปัญหาตอนที่ย้อนกลับไปแก้ไม่ได้แล้ว เช่น ใบกำกับซื้อขอย้อนหลังไม่ได้